Decyzja jest instrumentem planowania przestrzennego. Jej celem jest ustalenie czy dane zamierzenie inwestycyjne nie naruszy ładu przestrzennego. Decyzja może zatem regulować wysokość budynku, jego kształt, kolor elewacji, posadowienie na działce i inne elementy istotne z punktu widzenia urbanistyki i estetyki.
Organem samorządowym wydającym decyzję o warunkach zabudowy jest wójt (burmistrz, prezydent miasta). W praktyce decyzję wydaje w jego imieniu odpowiednia komórka w urzędzie gminy. Najczęściej jest to (zależnie od organizacji gminy) wydział urbanistyki, geodezji albo planowania przestrzennego.
Jest możliwe, że dla obszaru planowanej budowy obowiązuje miejscowy plan zagospodarowania przestrzennego, w którym uszczegółowione są wymogi podstawowe, jakie musi spełniać dany projekt domu. Wówczas wystarczy zwrócić się do urzędu z wnioskiem o wypis z aktualnego planu, aby w następnym etapie uzyskać pozwolenie na budowę (o wypis z planu wystąpić może tylko właściciel działki). Zazwyczaj jednak gminy nie posiadają opracowanego planu, a wymogi odnośnie projektów wydawane są w postaci decyzji o warunkach zabudowy. W tym wypadku, aby uzyskać decyzję o warunkach zabudowy, należy złożyć w Wydziale Architektury danego Urzędu Gminy stosowny wniosek. Do wniosku należy wtedy dołączyć:
- Kopię mapy zasadniczej (do uzyskania w Wydziale Geodezji Urzędu Miasta lub Starostwa Powiatowego).
- Wyrys z mapy ewidencji gruntów i wypis z rejestru gruntów dla działki własnej i działek sąsiednich
(do uzyskania w Wydziale Geodezji Urzędu Miasta lub Starostwa Powiatowego).
- pisemne oświadczenie o zapewnieniu dostawy mediów (do uzyskania u poszczególnych dostawców mediów).
- Zarys planowanego budynku (zdjęcie z katalogu lub rysunek budynku).